Смена- это реально рабочая смена продавца-кассира. Период рабочей смены устанавливается в правилах внутреннего трудового распорядка, а также в трудовых договорах, исходя из графика работы магазина.
В течении рабочей смены, продавец может проводить все кассовые операции:

1. Открытие смены
2. Продажи
3. Возвраты
4. Печать и коррекция чеков
5. Внесение наличных
6. Печать кассовых отчетов
7. Выемка наличных и др.

По закону, заниматься торговлей или оказанием услуг без кассового аппарата запрещено. Именно поэтому, прежде чем приступить к рабочему дню (смене) продавец-кассир обязан открыть кассовую смену. Подтверждением, что смена действительно открыта, является Отчет об открытии смены, который печатается кассовым аппаратом при открытии каждой смены.
Рассмотрим процесс открытия смены на примеры Модулькассы:

Смену открывает кассир или администратор. У кассира есть все права для торговли, в том числе редактирование и удаление чека. У администратора прав больше — он может не только торговать, но также регистрировать кассу в налоговой и подключать эквайринг.

Торговля в одной смене ограничена до 24 часов. Если смена длится больше суток, Модулькасса не даст кассиру нарушить закон. При следующей продаже появится предупреждение и кнопка для переоткрытия новой смены.

Для интернет-магазинов Модулькасса сама переоткрывает смену через сутки. Если вместе с сайтом есть розничный магазин или пункт выдачи товара, для него все еще нужно открывать и закрывать смену самостоятельно.

Во время закрытия смены касса автоматически сверяет итоги на терминалах. Это касается только тех терминалов, что прямо подключены к кассе. Например, Ingenico iCMP 122 или Ingenico Link 2500.

Когда кассир открывает смену, приложение запрашивает сумму наличных на текущий момент. Если включен перенос остатков, касса подставит остаток из предыдущей смены.

• Войдите в приложение «Модулькасса».
• Выберите учетную запись кассира или администратора.
• Введите сумму и нажмите «Открыть смену».

После того как в кассе смена будет открыта, касса напечатает чек об открытии смены.

Данный документ необходимо сохранить до закрытия смены в конце рабочего дня.

Чтобы закончить работу на точке, недостаточно просто выключить кассу — обязательно закройте смену перед уходом.
1
Откройте боковое меню > «Текущая смена».
2
Откройте дополнительное меню в правом нижнем углу.
3
Нажмите «Закрыть смену» и подтвердите операцию.

После закрытия смены, касса распечатает отчет о закрытии смены. В бухгалтерии такой отчет называют Z-отчет ("Зет отчет").

В отчете показываются все операции с денежными средствами за смену: приход, расход, возвраты, внесения, инкассация и пр.

Данный отчет крайне важен и потеря или отсутствие такого отчета влечет за собой негативные последствия.

Отчет по продажам- это документ, который показывает какие товары были проданы за смену, их количество, цена. На основании данного отчета формируется отчет кассира- который является главным документом, который кассир должен сдать в бухгалтерию.

Организация работает с программой 1с: УНФ. В которой хранятся все данные по управленческому, воинскому, кадровому и бухгалтерскому учету.

Раньше, большинство предприятий вело учет в бумажном виде и очень часто это сопровождалось множеством ошибок как со стороны кассиров, так и со стороны бухгалтерии. Программа 1с: ("Один эс"), позволяет вести учет в электронном виде.

Отчет кассира также формируется через программу 1с:
Для того, чтобы сформировать отчет кассира, необходимо зайти в программу 1с:УНФ под своим логином и паролем. Нам откроется окно рабочего стола:

Отчет по продажам за определенную смену, как документ, отражается только после закрытия смены на кассе.
Все отчеты по продажам загружаются в 1с:УНФ автоматически, либо в ручную.

Если отчет за определенную дату не загрузился в программу 1с:УНФ автоматически, то кассиру необходимо самостоятельно загрузить отчет в программу. Для этого используется специальная дополнительная обработка.

Благодаря данной обработке, можно загрузить любой отчет за любую дату.

Чтобы загрузить отчет по продажам за смену, необходимо перейти во вкладку ПРОДАЖИ, а затем ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ОБРАБОТКИ

Далее появится форма, где будут указаны имеющиеся модули обработки. Для загрузки отчетов, нам понадобится кнопка: "Модулькасса: Форма настроек". Нажимаем на данную кнопку.

Далее откроется окно интеграции:

Так как нам нужно загрузить отчеты по продажам за смену, открывам вкладку ЗАГРУЗКА ПРОДАЖ И ВОЗВРАТОВ

Далее откроется окно загрузки. В данном окне, необходимо внести данные о том, какой отчет нам необходимо загрузить.
Как было сказано выше, отчет формируется только после закрытия смены. Поэтому, если вы хотите загрузить сегодняшний отчет, но смена не закрыта, то отчет просто не появится, так как его логически еще не существует, так как смена кассира еще не закончена.

Если необходимо загрузить вчерашний отчет, например сегодня 5-ое августа, то в поле ДАТА НАЧАЛА ЗАГРУЗКИ указываем дату до 5-го числа, то есть 4 августа. В поле ДАТА ОКОНЧАНИЯ ЗАГРУЗКИ ставим дату, после 5-го числа, то есть 6 августа.

В поле ТОЧКА ЗАГРУЗКИ, указываем название организации (ООО "СК")

Когда документы будут загружены, они покажутся в поле загрузки:

После загрузки документов обработка нам уже не понадобится, все отчеты по продажам появятся во вкладке ОТЧЕТЫ ПО ПРОДАЖАМ.

Загрузить отчет по продажам очень важно, ведь именно на основании этого документа, мы будем формировать ОТЧЕТ КАССИРА!

Переходим во вкладку ПРОДАЖИ, далее ОТЧЕТЫ О РОЗНИЧНЫХ ПРОДАЖАХ (Именно там будет загруженный нами отчет)

Далее находим в списке необходимый нам отчет на нужную нам дату и переходим в документ двойным нажатием на документ:

Перед нами откроется документ отчет о розничных продажах.
Программа 1с:УНФ загружает вместе с отчетом также чеки за смену. Программа распознает проданные товары и списывает остатки, но не всегда может определить владельца товара. Поэтому необходимо самостоятельно установить, кому принадлежит товар.
Для этого, если имеются пустые партии товаров, нам нужно выбрать партию для определенного товара.

Например, на фото ниже видно, что были оказаны "Услуги комиссионной торговли", а в поле ПАРТИЯ, указано "Не используется", а ниже к товару "Игрушки в ассортименте" партия не указана.

Чтобы установить партию товара, нажмите на пустое поле партии и выберите соответствующую партию:

В принципе, больше ничего в данном документе менять и исправлять не нужно. Единственные изменения, которые нам необходимо внести, это только указать партию товаров, если она отсутствует.

После всех исправлений, нажимаем ПРОВЕСТИ И ЗАКРЫТЬ

Отчет кассира- важный документ, показывающий все продажи и возвраты, внесения, инкассацию и другие операции за смену.

Отчет кассира представляет собой документ, в котором указываются все документы за смену.
Все документы, которые были проведены за смену, кассир скрепляет в отдельную папку, а затем передает в бухгалтерию: приходные кассовые ордера (ПКО), расходные кассовые ордера (РКО), отчеты комиссионера, инкассационные документы, чек об открытии смены и чек о закрытии (Z-Отчет), документы внесения средств в кассу, то есть все денежные документы, которые у него накопились за всю смену. В конце смены, кассир формирует два листа кассовой книги.

Первый лист- это и будет отчетом. К этому листу прикрепляются все документы за смену по порядку.
Второй лист- это кассовая книга. Каждый лист за смену, бухгалтер сшивает все листы за месяц и сшивает в книгу. Кассовая книга хранится 5 (пять) лет.

На основании отчета по продажам, формируется документ приходный кассовый ордер (ПКО) это сумма прихода только наличных денег (!). То есть формируя ПКО мы показываем сколько именно наличных денег поступило в кассу за смену.